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與主管溝通不良?跟主管討論、報告的 4 個說話重點

與主管溝通總是卡卡、不順利,讓你備感挫折嗎?

你辛苦準備了兩三天的報告,主管卻說不是他要看的東西。

和主管討論工作進度,卻被嫌棄講話沒重點,浪費他的時間。

為什麼溝通的過程總是不順利呢?

那是因為你沒站在主管的角度,給予他想要的資訊。

在溝通中,我們經常會因為「很了解自己要講的內容,而忽略對方是第一次聽」。

這導致主觀在聽你說話時,會覺得你鋪陳太長、始終沒有講到重點,或是覺得你跳太快、忽略了很多細節。

這時候,你可以試著用「如果我第一次聽到這些內容,會想要知道什麼?」的角度,來整理你的說話順序和方式。

以下我們整理了四個與主管溝通時的小技巧,想要解決與主管溝通不良的問題,就快來看看下面溝通技巧吧!

掌握 4 個重點,排除與主管溝通的障礙

1. 多講成果

主管最關心的事情,就是你能夠為公司帶來多少利益。

所以,一直強調「我花了很多心力做這項工作」,對主管而言是沒有意義的。

想要讓主管看見你的努力,你應該強調你做的工作能帶給公司什麼好處,例如:提高營業額、增加客戶、降低客訴……。

這樣也能讓主管快速地了解,你這次要溝通的重點是什麼。

2. 善用數字說服主管

多用圖表、數據來輔助你的討論、報告

主管通常需要確切、肯定的答案,不是模糊、不太可靠的答案。

所以,與其說「我覺得營業額變好了」,你可以說「數據顯示,營業額提升了 6%」。與其說「我很快可以把報告交給你」,你可以說「我會在 5 點前會將報告交給你」。

數字化的呈現,能讓主管確實了解狀況,化解你與主管之間的不良溝通。

(還是不知道如何用數字來說話?請參考這篇文章:為什麼用數字說話的人很有魅力

你也可以用圓餅圖、長條圖等簡單的圖表,以視覺化的方式輔助說明,能讓對方更快進入狀況。

3. 不要丟問題給主管,要給解決方式

主管多半希望下屬會自己思考,並期待你幫他解決問題,而不是製造更多的問題。

所以,在和主管討論某件事情前,最好先準備幾個解決辦法,並列出每個辦法的優缺點,把最終選擇權交給主管。

例如:「針對這個問題,我準備了 A、B 兩種解決方法,你覺得哪一種比較合適?」

如此一來,主管不僅能夠快速決策,也能感受到你的用心和努力。

4. 準備好再開口

與主管溝通前,先準備你要說的內容,也可以用筆電、筆記本等先記錄重點

在和主管報告、討論之前,先整理一下要說的內容。

你可以從最重要的事情說起,以免談話內容太長,主管失去耐心。

此外,如果你和主管講話時容易緊張,建議將要講的事情寫下來,當作小抄。這樣,就能避免講話時忘東忘西、沒有重點。

總結與主管溝通的方法:先講成果而非過程、多使用實際數據和圖表、給予多種問題解決方式、準備好再說話。

以上 4 個溝通技巧,分享給大家。希望大家都能抓住主管的想法,和主管順利溝通!

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