很多人會說:「工作清單就是把未完成的工作列出來,還需要學怎麼列嗎?」
也有人質疑:「列工作清單根本是浪費時間,列了還是做不完,只會給自己壓力。」
的確,工作清單人人都會列,但列得正確的人,卻是少之又少。
代辦清單的用處在於,幫你整理事情的優先順序、提醒你可能忘記的事項、排除不重要的任務。
學會使用工作清單,不僅能讓你不再忘東忘西、更能提升你的工作效率,讓你提早收工、準時回家喔!
以下 4 個關於工作清單的疑問,讓我們來為你解析。
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列工作清單的 4 個問題
1. 事情永遠做不完,為何還要列清單?
就是因為事情做不完,才要列工作清單!把工作列出來,方便你逐項檢視每一件任務的重要性。
如果這項事情根本不值得花時間,例如:幫同事跑腿買咖啡、不必要的會議等,那就把它從清單中刪除,讓你集中心力做有意義的事情。
2. 代辦事項好大一張,究竟要從何開始?
當你整理好需要做的事情後,接著排出你的優先順序。哪些事情要立刻處理,什麼事情該往後延,重要的事情多花一些時間,不重要的就快速結束。
(不會排定事情的先後順序嗎?請參考這個網站:急迫性vs.重要性矩陣)
記得幫每一項事情訂出預估的工作時間。請注意!人們容易低估自己所需花費的時間,因而排了太多事情在同一天內,導致事情做不完,所以在預估時間的時候,請對自己誠實。
3. 列了清單不想做,工作拖到最後一刻才開始?
看到洋洋灑灑一大張清單,想必讓你的壓力很大。很多人列完清單後,就開始東碰碰、西摸摸,到了火燒屁股才願意工作。
你必須給自己訂出每件任務的截止時間,以及獎懲辦法,藉此激勵自己快點開始工作,準時把事情完成。
4. 臨時任務一大堆,該怎麼處理?
早上列完清單後,沒過多久,主管又捧著一大疊的工作來找你了,好不容易排好了時程表,馬上又被打亂。
工作清單必須是機動性、能隨時調整的,你要為每天的清單留出一些空位,用來安排那些很臨時、又重要的事情。
以上 4 個關於工作清單的 Q&A,提供你正確列工作清單的方法。希望工作清單能幫助你更有效地管理時間,增加效率!